Quy định đặt giữ chỗ vé máy bay

Lưu ý: Nội dung tài liệu này tổng hợp các trường hợp vi phạm phổ biến, không bao gồm toàn bộ quy định và chế tài hiện hành của các Hãng hàng không. Quý Đại lý có trách nhiệm chủ động cập nhật, phổ biến và tuân thủ các quy định hiện hành của các Hãng nhằm đảm bảo quyền lợi và hạn chế tối đa các khoản phí phạt, truy thu và chi phí phát sinh không mong muốn.

Kính đề nghị Quý Đại lý phổ biến nội dung này đến toàn bộ nhân viên, cộng tác viên và các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định của các Hãng hàng không.

I. QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ CHẾ TÀI ĐỐI VỚI VÉ QUỐC TẾ (HỆ THỐNG BSP)

Hệ thống đặt giữ chỗ và xuất vé của các Hãng hàng không Quốc tế (BSP) được kiểm soát tự động chặt chẽ. Quý Đại lý cần đặc biệt tuân thủ để tránh phát sinh ADM với các quy định nghiêm ngặt sau:

1. Nghiêm cấm Đặt chỗ trùng lặp (Duplicate Bookings/Segments): Không đặt chỗ cho cùng một hành khách trên nhiều chuyến bay trong cùng một ngày hoặc nhiều ngày liên tiếp cho cùng một hành trình hoặc trên nhiều chặng bay trùng lặp.

2. Nghiêm cấm lạm dụng Churning (Đặt/Hủy nhiều lần): Tuyệt đối không đặt và hủy nhiều lần các chặng bay trên một hoặc nhiều PNR (trong cùng hạng đặt chỗ hay khoang khác nhau). Hệ thống kiểm soát của các Hãng sẽ đánh giá dựa trên hành vi thực tế (có Hãng siết chặt ngay từ lần thứ 2 trở lên, có Hãng áp dụng ngưỡng cố định tùy theo quy định riêng). Chỉ cần hệ thống quét ra dấu hiệu Churning, Đại lý sẽ bị áp dụng ADM và các chế tài liên quan, kể cả trong trường hợp vé cuối cùng đã được xuất thành công.

3. Trách nhiệm xử lý chặng bay có trạng thái không hoạt động (Inactive Segments): Quý Đại lý phải thường xuyên kiểm tra PNR để chủ động thực hiện lệnh hủy hoặc liên hệ ngay BGT hỗ trợ hủy toàn bộ các chặng bay có tình trạng không hoạt động như HX, NO, UC, UN, US, XX, v.v… trước thời hạn quy định của Hãng.

4. Nghiêm cấm Giữ chỗ ảo (Fictitious/Fake Bookings): Không tạo PNR giả để giữ chỗ khống. Chỉ thực hiện đặt chỗ khi có thông tin chính xác từ khách hàng thật (bao gồm tên đầy đủ và hành trình rõ ràng).

5. Tuân thủ Điểm bắt đầu hành trình (Point of Commencement - PoC): Đại lý phải đặt hành trình đúng thứ tự điểm khởi hành – điểm đến (Married Segments), tuyệt đối không được đảo chiều hoặc tự ý chia tách chặng sai quy định.

6. Nghiêm cấm Xuất vé một phần (Partial ticketing): Nghiêm cấm thực hiện xuất vé cho một phần của hành trình hoặc không xuất vé cho đầy đủ các hành khách có tên trong cùng một mã đặt chỗ (PNR).

7. Kiểm soát Tỷ lệ Xuất và VOID vé: Trong mỗi kỳ báo cáo BSP, tổng số lượng vé void không được vượt quá 5% tổng số lượng vé đã xuất của Hãng đó (hoặc theo quy định riêng của từng Hãng).

8. Quy định đặt vé sát ngày bay (Khung 72 giờ): Các vé được đặt trong khung thời gian 72 giờ trước giờ khởi hành chỉ được phép hủy trong vòng 15 phút kể từ khi tạo đặt chỗ (PNR). Việc đặt lại (rebook) cho cùng hành trình có thể bị Hãng xem là hành vi lạm dụng hệ thống và áp dụng ADM theo quy định.

9. Lưu ý đặc biệt với các Hãng bay Trung Quốc và Trung Đông: Đối với nhóm Hãng này, nếu Đại lý thực hiện giữ chỗ từ 2 lần trở lên cho cùng một khách, thì ngay cả khi vé đã được xuất thành công vẫn có nguy cơ bị Hãng quét phạt ADM truy thu.

10. Nghiêm cấm nhập số vé không hợp lệ / Số vé giả (False Ticket Number / TKNM): Tuyệt đối nghiêm cấm hành vi nhập số vé không có thật, số vé giả, số vé đã qua sử dụng, hoặc số vé không khớp với hành khách/hành trình vào PNR nhằm mục đích lách thời hạn xuất vé (Time Limit) và né tránh việc hệ thống tự động hủy chỗ. Hành vi này được xác định là gian lận hệ thống và sẽ bị Hãng áp dụng ADM rất nặng.

II. HÌNH THỨC VÀ MỨC THU ADM CỦA VIETNAM AIRLINES (VNA) TỪ HỆ THỐNG GDS

(Cập nhật theo Thông báo số 18/TB-ĐL ngày 31/12/2025, thay thế Thông báo số 16/TB-ĐL ngày 14/10/2025, hiệu lực chính thức từ ngày 01/01/2026 dành cho các đại lý đặt chỗ/xuất vé trên VNA qua GDS)

Trường hợp phát sinh vi phạm quy định đặt chỗ, VNA sẽ áp dụng mức phí phạt tương ứng theo 5 nhóm lỗi sau:

• Duplicate/Redundant Booking (Đặt trùng lặp): Đặt từ 2 hay nhiều chỗ cho cùng một hành khách trên cùng một chuyến bay hoặc nhiều chuyến bay tương đồng, có thời gian bay cùng lúc hoặc lân cận (trên một hoặc nhiều GDS). Các chặng trùng lặp, không khả thi sẽ bị VNA tự động hủy mà không cần thông báo trước.

• Inactive Booking (Sót chặng trạng thái không hoạt động): Sót các chặng bay trạng thái HL, HN, HX, NO, PN, SC, UC, UN, v.v... trên PNR. Đại lý bắt buộc phải xóa bỏ các chặng này muộn nhất 25 tiếng trước giờ khởi hành. Nếu không tuân thủ, mức phí phạt là 15 USD / khách / chặng bay.

• Passive Booking (Đặt chỗ thụ động không chiếm chỗ): Tạo booking không chiếm chỗ trên chuyến bay qua hệ thống GDS vì các mục đích khác ngoài mục đích xuất vé cho một booking được khởi tạo từ đầu trên hệ thống chủ của VNA. Mức phí áp dụng là 15 USD / khách / chặng bay.

• Speculative/Fictitious Booking (Giữ chỗ khống/ảo): Tạo chặng bay không có nhu cầu đi lại thực tế hoặc giả mạo thông tin hành khách, không hợp lệ, không tồn tại. Áp dụng mức phí phạt cố định 40 USD / khách / chặng bay bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp sau:

  • Sử dụng tên giả như "TEST", chữ viết tắt, tên người nổi tiếng, ký tự ngẫu nhiên hoặc thông tin khách không có thật.

  • Tạo hàng loạt chặng bay/hành trình phi thực tế nhằm chiếm cơ hội bán của đại lý khác khi không có khách cụ thể.

  • Đưa thông tin hoặc liên kết số vé đã sử dụng, vé không hợp lệ hoặc không trùng khớp với hồ sơ PNR.

  • Lặp lại hành vi đặt và hủy chỗ cho cùng một khách hoặc một nhóm khách quá 5 lần (Lưu ý: Theo Thông báo cập nhật số 10/TB-DL ngày 25/05/2026, từ ngày 01/06/2026, lỗi Churning đặt rồi huỷ từ 5 lần trở lên trên một hoặc nhiều PNR để kéo dài thời hạn xuất vé/giữ chỗ/chạy chỉ tiêu sẽ bị áp mức phạt riêng là 5 USD / khách / chặng bay).

  • Lặp lại hành vi xuất và hủy vé (void) trong ngày cho cùng một khách hoặc nhóm khách quá 3 lần.

  • Chiếm giữ từ 20 chỗ trở lên trên cùng một số hiệu chuyến bay trong cùng một ngày khai thác (bằng 1 hay nhiều PNR) mà không hoàn tất giao dịch (EOT) trong vòng 15 phút.

• System Abuse/Manipulation (Lạm dụng/Can thiệp hệ thống): Các chặng bay được tạo ra do hành vi lạm dụng hoặc can thiệp hệ thống, dù đã xuất vé hay chưa, sẽ bị áp dụng ADM với mức phí tương đương chênh lệch giá vé hoặc áp dụng mức phạt cố định tùy theo mức nào cao hơn cụ thể như sau:

  • Đối với vé hạng Phổ thông: Áp dụng mức phí 500 USD cho mỗi hành khách trên mỗi chặng bay/đoạn tính giá vé bị vi phạm.

  • Đối với vé hạng Thương gia / Phổ thông đặc biệt: Áp dụng mức phí 800 USD cho mỗi hành khách trên mỗi chặng bay/đoạn tính giá vé bị vi phạm.

  • Mức phạt sẽ được áp dụng như nhau cho cả đại lý đặt chỗ và đại lý xuất vé nếu hai bên này là các đơn vị khác nhau.

III. QUY ĐỊNH BỔ SUNG CỦA VNA VỀ VIỆC ĐẶT GIỮ CHỖ KHỐNG VÀ VOID, HOÀN VÉ GẦN NGÀY

(Cập nhật theo văn bản Khuyến cáo số 03/TB-ĐL ngày 20/03/2026 đối với tuyến Quốc tế - đặc biệt là tuyến Quảng Châu (CAN) và văn bản số 04/TB-ĐL ngày 30/03/2026 đối với tuyến Quốc nội - đặc biệt là tuyến Côn Đảo (VCS))

VNA kiểm soát rất nghiêm ngặt hành vi giữ chỗ khống và void/hoàn vé gần ngày bay. Đại lý cần lưu ý các hành vi bị Hãng xác định là vi phạm giữ khống bao gồm:

• Giữ chỗ trên hệ thống quá 10 phút nhưng không vào tên và không kết thúc booking;

• Dùng tên giả đặt chỗ; cung cấp số vé giả hoặc số vé đã qua sử dụng vào booking; tự đặt block không đúng thẩm quyền;

• Thực hiện đặt - hủy từ 5 lần trở lên trong cùng 1 PNR để giữ chỗ hoặc kéo dài thời hạn xuất vé (Time Limit);

• Thực hiện hành vi “Đặt lại chỗ” từ 5 lần trở lên cho cùng một khách;

• Thực hiện trên 3 lần hành vi Xuất vé và VOID vé trong cùng một ngày để xuất lại vé trong ngày liền kề sau đó nhằm chiếm giữ chỗ trên hệ thống;

• Đặt chỗ vào hạng đặt chỗ không có giá (áp dụng cho cả trường hợp confirm và waitlist status).

• Quy định nghiêm ngặt về VOID/Hoàn vé sát ngày: Thao tác hủy (void) hoặc hoàn vé VNA (đầu vé 738) trong vòng 2 ngày trước ngày khởi hành trên các chuyến bay do VN/BL/0V khai thác hoặc chuyến bay VN liên danh với Hãng khác được xem là lỗi giữ chỗ khống (ngoại trừ các trường hợp có cung cấp thông tin theo yêu cầu (*) và được Vietnam Airlines chấp nhận trước khi thực hiện void/hoàn vé)

• Booking có vé void nội địa và có đặt thêm chặng quốc tế.

(*): Gửi bản scan qua email các giấy tờ sau: Hộ chiếu, visa hoặc thư từ chối visa, đơn đề nghị hoàn vé của khách, giấy tờ chứng minh không thể thực hiện chuyến đi như lý do sức khỏe, tai nạn, ốm đau, quyết định hủy công tác....

Hình thức xử phạt từ VNA đối với các vi phạm trên:

• Đối với tuyến bay Quốc tế: Thu hồi User vi phạm đối với đại lý sử dụng hệ thống Amadeus.

• Đối với tuyến bay Quốc nội: Thu hồi User vi phạm đồng thời khóa chức năng bán của đại lý trên tuyến đường vi phạm (ví dụ: tuyến Côn Đảo - VCS).

• Nghĩa vụ tài chính (Áp dụng chung): Yêu cầu đại lý bồi thường cho VNA số tiền cố định: 1,000,000 VND / khách / chặng bay.

IV. CHÍNH SÁCH ĐẶT CHỖ KHỐNG CỦA VIETJET AIR (VJ)

(Áp dụng theo quy định xử lý đặt chỗ khống của Vietjet Air đối với đại lý có hiệu lực từ ngày 20/08/2022)

1. Các trường hợp được xác định là booking khống:

·       Giữ chỗ từ 3 booking cùng tên trở lên trên cùng một chuyến bay mà không thanh toán.

·       Giữ chỗ trên nhiều chuyến bay hoặc nhiều ngày bay kế tiếp nhau với tổng số lượng từ 10 khách trở lên.

·       Booking trên cùng chuyến bay hết thời gian giữ chỗ nhưng tiếp tục đặt lại từ 3 lần trở lên mà không thanh toán.

·       Đặt chỗ với tên giống nhau hàng loạt, tên vô nghĩa, tên động vật, thực vật,... (Ví dụ: Nguyen Van X, AA BB CC...).

·       Đối với các booking khống đặt trên website như khách lẻ với tên vô nghĩa, Vietjet Air sẽ tiến hành truy xuất địa chỉ IP book vé. Nếu trùng với IP của Đại lý, Hãng sẽ truy thu trách nhiệm về Đại lý đó và các trường hợp khác mà Vietjet Air cho rằng việc sử dụng hệ thống đặt, giữ chỗ sai mục đích gây thiệt hại cho Hãng.

2. Hình thức xử lý và các mức phạt cố định từ VJ:

·       Hủy toàn bộ đặt chỗ được xác định là book khống.

·       Mức phạt cụ thể tính trên từng PNR vi phạm:

-       Vi phạm lần đầu: Phạt tiền 1,000,000 VND / PNR, lập biên bản nhắc nhở hành chính.

-       Vi phạm lần 2: Phạt tiền 2,000,000 VND / PNR, đóng User vi phạm 1 tháng kể từ ngày phát hiện vi phạm.

-       Vi phạm lần 3: Phạt tiền 3,000,000 VND / PNR, xem xét thanh lý hợp đồng Đại lý trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến Vietjet Air.

·       Trường hợp vi phạm từ 100 khách trở lên ở bất cứ lần vi phạm nào làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến Hãng: Áp dụng hình thức xử phạt sẽ được áp dụng theo mục 14.5 - Điều 14 Vi phạm nghĩa vụ Hợp đồng và xử lý vi phạm của hợp đồng chỉ định Đại lý hành khách.

·       Phương thức thu phạt: Vietjet sẽ thực hiện cắt Top-up từ tài khoản Đại lý. Trong trường hợp tài khoản Đại lý không đủ theo số dư mức phạt, Vietjet sẽ yêu cầu Đại lý nộp phạt bằng các hình thức khác như chuyển khoản, nộp tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi vào tài khoản Vietjet.

·       Lưu ý hỗ trợ khôi phục: Đối với các booking nghi ngờ book khống tên vô nghĩa đã bị hủy, nếu Đại lý/Khách xuất trình được giấy tờ tùy thân của hành khách và chứng minh tên khách có thật thì sẽ được hỗ trợ khôi phục lại vé ban đầu.